Büromanagement-Profis
Eine Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement an einem wissenschaftlichen Institut? Am MPI-NAT ist dies neben acht weiteren Ausbildungsberufen in den Werkstätten und der Tierhaltung möglich. In der Artikelserie „Ausbildung am MPI-NAT“ verraten wir Ihnen, was die Lehre in den unterschiedlichen Bereichen bei uns besonders macht.

Unsere Verwaltung ist sehr breit aufgestellt, deswegen bietet es sich gut an, hier Kaufleute für Büromanagement auszubilden“, sagt Detlef Steinmann, Verwaltungsleiter am MPI-NAT. „In unseren sechs Sachgebieten können wir den Auszubildenden alle relevanten Themen vermitteln.“ Neben dem Personalwesen, der Buchhaltung und dem Einkauf sind dies auch die Anlagenbuchhaltung, Reisekostenabteilung und Wohnungsverwaltung. In anderen Unternehmen ist diese Vielfalt häufig nicht gegeben, da es nur wenige Fachbereiche gibt. Außerdem müssen die Aufgaben erledigt werden, die gerade anfallen, egal ob sie ausbildungsrelevant sind oder nicht.
Hand in Hand
Bei uns am Institut betreuen nicht nur die Ausbilderinnen und Personalsachbearbeiterinnen Isabell Weinrich und Carina Sotnikov die Azubis. „Ich bin zwar ihre Hauptansprechpartnerin, aber sie profitieren vom Wissen und der Erfahrung aller Beschäftigten in der Kernverwaltung“, erzählt Weinrich. Alle nehmen sich Zeit für die Auszubildenden. „Bei uns am Institut sind die Azubis wirklich Azubis und keine billigen Arbeitskräfte“, so Sotnikov.
So passt‘s

Sotnikov stehen den Azubis mit ihrer Expertise zur Seite.
Auch wenn es am MPI-NAT viele verschiedene Sachgebiete gibt, sind die einzelnen Teams eher klein. „Das macht es sehr familiär“, berichtet Marina Ivanovic, ehemalige Auszubildende, die nach ihrem Abschluss als Sachbearbeiterin im Personalwesen übernommen wurde. Sie weiß: Wer teamfähig, kommunikativ, organisationsstark und wissbegierig ist sowie ein gutes Verständnis für Zahlen mitbringt, ist hier genau richtig. Auszubildende Laura Meyer ergänzt: „Auch gute Englischkenntnisse sind hilfreich.“ Verbessern kann man diese mithilfe kostenloser Sprachkurse unterschiedlicher Niveaustufen am Institut. Diese sollen insbesondere die Sicherheit in der täglichen Kommunikation mit internationalen Mitarbeitenden stärken.
Wichtig ist, dass die Chemie stimmt. „Wir gehen so in die Bewerbungsgespräche mit den Auszubildenden, wie wir auch in unserem Arbeitsalltag miteinander umgehen – locker und entspannt“, verrät Sotnikov. „So merken beide Seiten recht schnell, ob es passt.“
Der anschließende Start wird den Azubis mithilfe eines Kennlerntags erleichtert, organisiert von der Jugend- und Auszubildendenvertretung am MPI-NAT. Dort traf Meyer die Auszubildenden aus anderen
Berufen und auch höherer Lehrjahre und lernte bei einer Rallye über das Institutsgelände ihren neuen Arbeitsplatz kennen. Auch Azubifahrten und andere Aktionen, wie zum Beispiel einen Waffelverkauf oder Cocktailstand beim Sommerfest, planen sie gemeinsam.
Wo es hingeht

Vorgänge systematisch bearbeiten, Anträge und Statistiken erstellen oder mit Behörden und Speditionen zusammenarbeiten: Die Aufgaben unserer Azubis sind breit gefächert – und Herausforderungen gibt es
genug. „Allein Verordnungen und Tarifverträge ändern sich regelmäßig, sodass es abwechslungsreich bleibt“, erzählt Weinrich. Bei allen Aufgaben fördere sie die Auszubildenden schon sehr früh darin, selbstständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
In den drei Lehrjahren rotieren die angehenden Fachkräfte innerhalb der unterschiedlichen Sachgebiete. Ivanovic erinnert sich: „Während ich erst einmal alle Bereiche durchlaufen habe, stellte ich schon recht früh fest, dass mir das Personalwesen am besten liegt.“ Je nach Bedarf und ihren persönlichen Interessen verbringen die Azubis ein bis sechs Monate in einem Fachbereich. „Zusätzlich entscheiden wir uns für zwei Wahlqualifikationen“, berichtet Meyer. „Bei mir sind das Personalwirtschaft sowie Einkauf und Logistik.“ Zur Auswahl stehen ebenfalls Assistenz und Sekretariat, Verwaltung und Recht, öffentliche Finanzwirtschaft und vieles mehr. Durch dieses breite Wissen können Kaufleute für Büromanagement nach ihrem Abschluss überall eingesetzt werden. Das macht sie zu echten Allrounder*innen und zu gefragten Fachkräften!
Ausgelernt
Nach Ende der facettenreichen Ausbildung am MPI-NAT stehen den ausgelernten Kaufleuten für Büromanagement viele Türen offen. „Aber am liebsten behalten wir unsere Fachkräfte bei uns“, schmunzelt Weinrich. „Eine Garantie können wir natürlich nicht geben, aber wir versuchen, die Azubis immer zu übernehmen.“ Sotnikov ergänzt, dass es immer besser sei, die nächste Generation an Kolleg*innen selbst anzulernen, sodass sie das Unternehmen bei der Übernahme schon kennen und eingearbeitet sind.
Auch für zukünftige Azubis ein großer Vorteil: Ausgelernte Auszubildende, die mittlerweile fest im Team arbeiten, sind eine gute Anlaufstelle bei Fragen und Problemen. „Meine eigene Azubizeit liegt noch nicht so lange zurück. Ich kann mich sehr gut in sie hineinversetzen“, sagt Ivanovic. Während ihrer Ausbildung habe sie nicht nur viel gelernt, sondern sei auch persönlich enorm gereift. „Ich unterstütze neue Azubis dabei gerne.“ (jp)